С чего начинается жизнь любого предприятия? Конечно же, с создания документа. По мере развития организации или предприятия количество документов непременно возрастает. Документы проходят через множество рук и кабинетов, подшиваются в папки, наконец, сдаются в архив на долгое хранение. Приблизительно таким был путь документов всегда, по крайней мере до сих пор. Статистика показывает, что при таком делопроизводстве 15 процентов документов теряются в процессе работы. 30 процентов рабочего времени сотрудников ежедневно уходит на поиски важных бумаг. А один документ в среднем копируется 19 раз. Теперь давайте прикинем: сколько бумаги, драгоценного времени мы теряем при таком подходе к документации, сколько помещений необходимо для ее хранения?
Изменить в корне систему работы с документацией, придав ей современные формы автоматизации этого процесса, такую задачу взяли на себя компания «NCI Projects, Ins» совместно с Центром по развитию и внедрению информационных технологий.
Обсуждению актуальных вопросов внедрения и развития автоматизированных систем документооборота и делопроизводства был посвящен семинар, организованный этими компаниями в Межбанковском центре финансовых услуг.
Коммерческий директор ОАО «Центр по развитию и внедрению информационных технологий» Лола Исмаили отметила в своем выступлении, что Указ Президента страны «О дальнейшем развитии компьютеризации и внедрении информационно-коммуникационных технологий» открывает широкие перспективы особенно для тех, кто занят в этой сфере, создает хорошие условия для последовательного вхождения в мировое информационное сообщество.
Об основных аспектах и проблемах автоматизации ведомственного и межведомственного документооборота рассказала участникам семинара генеральный менеджер компании «NCI Projects, Inc» Бикеш Курмангалиева. Среди проблем, препятствующих развитию успешной автоматизации документооборота, она назвала консерватизм персонала, в частности, проявление пассивности к овладению новыми технологиями, боязнь невостребованности и другие.
Вниманию участников семинара, среди которых были руководители, специалисты делопроизводственных служб министерств, ведомств, государственных и коммерческих организаций, была предложена презентация системы электронного документооборота «NCI Doc Flow». Об основных возможностях данной системы рассказали и продемонстрировали на специальных стендах менеджеры компании «NCI Projects, Inc», специализирующейся на оказании высоко-технологических услуг по автоматизации бизнеса клиентов.
Система «NCI Doc Flow» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, осуществления оперативного контроля, движения документов в процессе их использования. Она предусматривает создание единой автоматизированной среды делопроизводства, включающей процедуры регистрации, движения и контроля исполнения документов, вплоть до списания их в архив. Система обеспечивает доступ к информации через Интернет и электронную почту не только пользователям, объединенным в локальную вычислительную сеть, но и территориально удаленным пользователям. Ну и венцом программы является применение электронной цифровой подписи. По утверждению специалистов компании, система гарантирует полную защищенность информации, то есть воспользоваться ею может только тот, кому она предназначена.
Система электронного документооборота, разработка которой началась два года назад, уже применяется в Министерстве финансов республики. В ближайшее время начнет действовать и в ряде банков.
— Я 25 лет проработала в банке, — рассказывает начальник канцелярии «Узпромстройбанка» Ольга Емельяновна Дегтярева, — и просто устала от бумажной рутины. Движение документации велось до сих пор по старинке, бегали по семи этажам, раздавая бумаги по кабинетам. Я уверена, что система электронного документооборота намного облегчит работу.
Специальный приз от организаторов семинара получил участник, который на вопрос анкеты «для чего вам нужна система?» ответил просто и лаконично: «Без этого сегодня — никуда!» Пожалуй, это главный вывод, который сделали участники семинара, познакомившись с электронным документооборотом.
Джамиля Аипова.
